Nowości w rozliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne

Istotne dla płatników i ubezpieczonych korekty obowiązujących w tym zakresie reguł wprowadza ustawa z 24.06.2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw (DzU poz. 1621, dalej nowela). Większość jej przepisów wejdzie w życie 1.01.2022 r., jednak niektóre obowiązują już po 14 dniach od ogłoszenia noweli, czyli od 18.09.2021 r.

Spóźniona dobrowolna składka chorobowa nie odbierze zasiłku

Obecnie indywidualny przedsiębiorca zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, który spóźnia się choćby 1 dzień z zapłatą składki na to ubezpieczenie, automatycznie z niego „wypada” niejako z mocą wsteczną – od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składka się należała (art. 14 ust. 2 pkt 2 usus). W konsekwencji traci prawo do zasiłku chorobowego w razie niedyspozycji zdrowotnej w tym okresie. Ponadto ponosi dotkliwsze straty długofalowe, bo obowiązuje go 90-dniowy okres wyczekiwania na prawo do zasiłku. Wprawdzie może złożyć wniosek o przywrócenie terminu do uiszczenia dobrowolnej składki chorobowej, jednak przedłuża to sprawę i stan niepewności, bo ZUS co roku otrzymuje ok. 150 tys. takich wniosków (prawie 92% rozpatruje pozytywnie).

Od 1.01.2022 r. osoby objęte dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi lub chorobowym (np. indywidualni przedsiębiorcy, osoby z nimi współpracujące, duchowni) nie zostaną wykluczeni z systemu z powodu zwłoki w uregulowaniu choćby jednej składki. Dobrowolne ubezpieczenia ustaną tylko od dnia wskazanego w dokumencie wyrejestrowania, nie wcześniej jednak niż od dnia jego złożenia albo od daty ustania tytułu do tych ubezpieczeń (zmiany w art. 14 ust. 2 usus). Od chwili przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia do momentu wystąpienia z niego składki będą należne i dochodzone przymusowo. Wskazane osoby będą podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom nawet w razie opłacenia dobrowolnej składki po terminie bądź jej nieopłacenia. W konsekwencji po spłacie zadłużenia otrzymają zasiłek.

Uwaga: dotychczasowe wnioski o zgodę na opłacenie dobrowolnej składki po terminie będzie można składać do 30.06.2022 r. (przepis przejściowy art. 14 noweli).

Już natomiast od 18.09.2021 r. do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego mogą przystępować osoby współpracujące z przedsiębiorcą korzystającym z tzw. ulgi na start, czyli nieopłacającym obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne przez 6 mies. od rozpoczęcia działalności (zmiana art. 11 ust. 2 usus). Wskazane osoby utraciły taką możliwość 1.10.2018 r.

Od 1.01.2022 r. ww. ubezpieczeni, czyli osoby prowadzące działalność gospodarczą (DG), osoby z nimi współpracujące, osoby współpracujące z przedsiębiorcą korzystającym z ulgi na start i duchowni opłacający składki na własne ubezpieczenia, w razie choroby nie uzyskają zasiłku (świadczenia rehabilitacyjnego), jeśli w dniu powstania do niego prawa będą mieć zadłużenie z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne przekraczające 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2022 r. prawdopodobnie 30 zł) – do czasu uregulowania całej zaległości. Zadłużenie trzeba będzie spłacić w ciągu 6 mies. od powstania prawa do świadczenia, inaczej prawo to ulegnie przedawnieniu (nowy art. 2a ustawy zasiłkowej).

Odwieszenie działalności gospodarczej a dobrowolne chorobowe

Dotychczasowe brzmienie art. 36a ust. 4 usus, według którego wznowienie DG nie wymaga ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń, wzbudzało wątpliwości reaktywujących się przedsiębiorców, którzy chcieli przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a przed zawieszeniem mu nie podlegali.

Po zmianie tego przepisu (tj. od 18.09.2021 r.) po wznowieniu DG nie muszą ponownie się zgłaszać do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego, a gdy byli objęci dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym do dnia zawieszenia – także do tego ubezpieczenia. W konsekwencji osoba, która przed dezaktywacją firmy nie podlegała dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, a po wznowieniu chciałaby to zmienić, powinna się zgłosić do tego ubezpieczenia po odwieszeniu DG (nowy ust. 1b art. 14 usus).

Rozpoczęcie podlegania ubezpieczeniom przez wspólników spółek handlowych

Osoba prowadząca pozarolniczą DG podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia jej zaprzestania.

W odróżnieniu od indywidualnych przedsiębiorców trudno jest wskazać konkretny moment rozpoczęcia/zaprzestania wykonywania działalności przez wspólnika spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej, czy jednoosobowej spółki z o.o. Wątpliwości wynikają z rozbieżności dat pomiędzy byciem wspólnikiem a rozpoczęciem działalności gospodarczej przez spółkę – czytamy w uzasadnieniu do projektu noweli. Dlatego obowiązek ubezpieczeń społecznych został w wyniku noweli uzależniony od posiadania statusu wspólnika ww. spółek – bez względu na to, czy spółka już działa, osiąga przychody i angażuje pracowników.

Od 18.09.2021 r. obligatoryjnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi są obejmowani wspólnicy:

• jednoosobowych spółek z o.o. – od dnia wpisania spółki do KRS albo nabycia udziałów w spółce do dnia wykreślenia jej z KRS albo zbycia wszystkich udziałów w niej,
• spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej – od dnia wpisania spółki do KRS albo nabycia ogółu praw i obowiązków w niej do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia ogółu praw i obowiązków w niej,

z wyłączeniem okresu zawieszenia działalności przez spółkę na mocy Prawa przedsiębiorców[1] (zmieniony ust. 4 art. 13 usus oraz nowe ust. 4a i 4b).

Podpisywanie deklaracji i raportów

Od 18.09.2021 r. płatnicy obowiązkowo dostarczają zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje ubezpieczeniowe i inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników i ubezpieczonych, w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[2] została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i art. 22 tej ustawy, lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS. Wskazane druki elektroniczne mogą opatrzyć nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za ich przekazanie (zmieniony art. 47a usus).

Dodajmy, że te zmiany nie dotyczą zasady, że płatnicy rozliczający składki za mniej niż 6 osób mają prawo przekazywać druki ubezpieczeniowe w postaci papierowej – zasada ta nadal obowiązuje.

Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 47a ust. 7 usus (rozporządzenie MPRiPS w sprawie wymagań, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych[3]) zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych, jednak nie dłużej niż przez 12 mies. od dnia wejścia noweli w życie (przepis przejściowy art. 22 noweli).

PUE ZUS dla wszystkich płatników

Obecnie własne profile informacyjne w systemie teleinformatycznym ZUS muszą mieć płatnicy składek zatrudniający co najmniej 6 ubezpieczonych. Od 1.01.2023 r. każdy płatnik składek (również rozliczający mniej niż 6 osób) będzie miał obowiązek założyć profil na PUE ZUS w ciągu 7 dni od daty:

• zatrudnienia pierwszego pracownika bądź zleceniobiorcy,
• powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych – w przypadku osoby opłacającej składki wyłącznie na ubezpieczenia własne (np. indywidualny przedsiębiorca) i/lub za osoby współpracujące (nowy art. 47b usus).

Jeśli tego nie zrobi we wskazanym terminie, wyręczy go ZUS. Płatnik będzie musiał utrzymywać aktywny profil przez okres rozliczeń z tytułu składek, a pisma przekazywane przez PUE ZUS będzie mógł opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo wykorzystując sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie w systemie teleinformatycznym (nowy art. 47c usus).

Obecni płatnicy mają obowiązek zarejestrować się na PUE ZUS do końca 2022 r., a po przekroczeniu tego terminu zrobi to za nich ZUS do 31.01.2023 r. – pod warunkiem, że na ich kontach 31.12.2022 r. będą prowadzone rozliczenia składkowe (przepis przejściowy art. 15 noweli).

Tylko 5 lat na korektę dokumentów ubezpieczeniowych

Od 1.01.2022 r. deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego (zarówno pierwszorazowego, jak i w formie korekty) płatnik nie będzie mógł przekazać po upływie 5 lat od wymagalności składek ujętych w tych formularzach. ZUS nie będzie przyjmował dokumentów złożonych z przekroczeniem tego terminu. Po upływie 5 lat ZUS zacznie ewidencjonować dane wyłącznie na koncie ubezpieczonych, z tym że podstawę wymiaru składek (z wyjątkiem ustalanej jako zadeklarowana kwota) jedynie na podstawie prawomocnego wyroku lub swojej decyzji. Gdy w ten sposób na koncie ubezpieczonego powstanie nadpłata, ZUS jej nie zwróci, ale nie będzie też dochodził ujawnionego w ten sposób ew. zadłużenia. Zmiana (nowy art. 48d usus) ma na celu stabilizację stanów kont płatników składek, a przede wszystkim zatrzymanie lawiny składanych korekt dokumentów ubezpieczeniowych (w latach 2014–2018 ok. 40 mln).

Deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty za miesiące przypadające do końca 2021 r. płatnik może skorygować do 1.01.2024 r. (przepis przejściowy art. 11 noweli).

Elektronizacja zaświadczeń A1

Osoby migrujące w obrębie UE oraz podmioty je zatrudniające często występują do ZUS i odpowiednika ZUS państw członkowskich (tzw. instytucja właściwa) o wskazanie ustawodawstwa właściwego w zakresie ich ubezpieczeń społecznych (zaświadczenie A1). Od 1.04.2022 r. wniosek o wydanie wskazanego dokumentu poświadczającego zainteresowani będą składać w ZUS co do zasady wyłącznie w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.

Od tej samej daty dokument A1 będzie wystawiany przez ZUS również co do zasady tylko w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, poprzez udostępnienie go na profilu informacyjnym (PUE ZUS) osoby wnioskującej. Odmowa jego wydania nastąpi w drodze decyzji. Wydruk dokumentu poświadczającego ma moc dokumentu urzędowego.

Wyjątkowo, w uzasadnionych przypadkach, będzie można zgłosić wniosek papierowy – wówczas również ZUS doręczy zaświadczenie papierowe (nowy art. 83e usus).